Étude Asana 2022 "Anatomie du travail" : les tâches de coordination du travail nuisent à l'organisation agile des entreprises

Asana, Inc. (NYSE/LTSE : ASAN), l'une des principales plateformes de gestion du travail en équipe, annonce la sortie de la version 2022 de L'Anatomie du travail, une étude annuelle qui analyse la façon dont les « travailleurs de la connaissance » ou « knowledge workers » utilisent leur temps de travail en détail. Si l'adoption du télétravail et de modes de travail hybrides offrent aujourd'hui davantage de flexibilité aux employés, il n'en reste pas moins que ces derniers passent plus de la moitié de leur journée de travail (58 %) à coordonner leurs activités. Autant de temps qui ne sera pas consacré aux tâches stratégiques qui constituent leur coeur de métier.

Deux ans après le début de la pandémie et autant de temps passé à s'y adapter, les employés ont largement revu leur façon de travailler. Avec le développement du télétravail, ils sont plus concentrés et consacrent ainsi 33 % de leur journée au travail qualifié, une augmentation de 27 % par rapport à l'année précédente. À l'inverse, le temps alloué à la stratégie a connu une chute vertigineuse de 36 % et représente aujourd'hui moins de 10 % de leur journée de travail. Ces changements sont le reflet des difficultés rencontrées par les entreprises lorsqu'il s'agit de coordonner leurs équipes dans un monde du travail toujours plus hybride et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde lors de la planification du travail.

Compte tenu de ces évolutions aussi bien positives que négatives, il n'est pas surprenant que les employés aient leur propre idée de comment et où ils travaillent le mieux. Idéalement, ils souhaitent travailler aussi bien au bureau qu'à la maison, à parts égales. Plus que jamais, les bureaux sont prisés pour organiser des activités collaboratives : accueil des nouveaux employés, entretiens individuels avec leur supérieur, planification stratégique, etc. Pour le travail qualifié en revanche, c'est le télétravail qui prime.

Cette version 2022 de L'Anatomie du travail a été réalisée par GWI pour le compte d'Asana. Elle a permis d'analyser le comportement de 10 624 travailleurs de la connaissance en Australie, en France, en Allemagne, au Japon, à Singapour, au Royaume-Uni et aux États-Unis. Cette étude avait pour but de comprendre ce qui fonctionne - et ce qui ne fonctionne pas - dans les entreprises à l'ère de l'agilité organisationnelle.

L'avenir du travail : avancées et blocages

De nos jours, il est de plus en plus difficile de faire la part des choses entre nos activités professionnelles et notre vie privée. Peu importe le modèle de travail choisi par l'entreprise : en personne, hybride ou en télétravail à 100 %, le manque de clarté associé à la multiplication des distractions numériques continue d'alimenter les difficultés des travailleurs du monde entier.

Si les employés ont légèrement moins tendance à passer à côté de leurs échéances (15 % cette année contre 26 % l'an dernier), ils éprouvent toujours autant de difficultés à gérer leurs priorités et à clairement fixer des limites. Quelques exemples pour illustrer ce phénomène : chaque année, les employés consacrent six semaines de leur temps de travail à des tâches redondantes et des réunions superflues. En outre, 37 % d'entre eux affirment ne pas vraiment savoir quand commence ou se termine leur journée de travail, une statistique qui monte à 53 % chez les employés de la génération Z. Cela illustre un vrai besoin pour les entreprises de mettre en place des directives et des processus plus cohérents pour mieux gérer la collaboration des équipes, que ce soit à distance ou en personne.

Quelques autres données intéressantes :

• Ce sont les managers qui passent le plus de temps au quotidien sur des tâches de coordination (62 %), suivis de près par les dirigeants (60 %).
  • Plus une entreprise se développe, plus les tâches d'organisation se multiplient. Les employés exerçant dans des entreprises de taille intermédiaire à supérieure y consacrent 59 % de leur journée, soit 5 % de plus que dans les petites entreprises.
• Une surabondance de réunions (24 %) et un manque de clarté au niveau des priorités (22 %) expliqueraient les difficultés à respecter les échéances.
• Dans l'ensemble, les employés utilisent un peu moins d'applications au quotidien cette année (9) comparativement à l'année dernière (10), mais se sentent toutefois toujours submergés sous leur volume. Toujours par rapport à l'année dernière :
  • 42 % des employés passent plus de temps à gérer leurs e-mails
  • 40 % passent aussi plus de temps en visioconférence
  • 52 % ont davantage tendance à faire plusieurs choses à côté pendant les réunions en ligne
  • 56 % se sentent davantage obligés de répondre immédiatement aux notifications
• Et si près de la moitié des employés (47 %) ont une plus grande capacité de concentration à la maison, 41 % déclarent se sentir plus isolés lorsqu'ils travaillent à distance.

Face à une multitude de tâches d'organisation à gérer et à une succession ininterrompue d'alertes et autres notifications, les employés du monde entier sont constamment menacés par le surmenage. Si la propension au burnout a légèrement diminué (passant de 71 % à 63 %), le problème n'est pas réglé pour autant, notamment chez les jeunes travailleurs : 84 % des employés de la génération Z ont signalé avoir été victimes de burnout l'année dernière. Notons également que près d'un quart des travailleurs se sont retrouvés en situation de burnout à quatre reprises au moins. Enfin, 42 % ont à la fois été victimes de burnout et du syndrome de l'imposteur, une situation que 40 % d'entre eux jugent inhérente à leur volonté de réussite et donc inéluctable. Les entreprises doivent donc absolument poser des limites et s'intéresser de près au bien-être de leurs employés.

« La rupture sans précédent qu'a représentée la pandémie a engendré des bouleversements profonds dans notre mode de vie, nous menant notamment à nous questionner sur notre relation au travail », déclare Anne Raimondi, directrice des opérations chez Asana. « Nous entrons dans une nouvelle ère du travail agile, dans laquelle les entreprises doivent aider leurs équipes à se coordonner autour d'un objectif commun et un sentiment de fierté partagé si elles souhaitent que leurs employés se sentent écoutés, reconnus et appréciés à leur juste valeur. Ce faisant, nous pourrons laisser derrière nous ces deux années épuisantes et jonchées d'obstacles pour tracer une nouvelle voie vers l'avenir du travail. »

Les entreprises ont effectivement opéré des changements depuis le début de la pandémie. Toutefois, les résultats de l'enquête mettent en lumière de grandes différences dans notre capacité à faire évoluer notre environnement de travail, avec là encore des opportunités à saisir :

• Les travailleurs australiens sont les plus enclins à citer le mentorat et la formation en réponse au burnout et au syndrome de l'imposteur.45 % d'entre eux affirment avoir été victimes des deux en parallèle.
• Les employés français sont ceux qui passent le plus de temps au bureau (27 heures). Pourtant, ils enregistrent aussi le plus grand pourcentage d'échéances en retard (25 %).
• Quant aux employés allemands, s'ils sont ceux qui passent le moins de temps sur les tâches d'organisation (53 %), ils accordent désormais deux fois moins de temps à la stratégie (7 % contre 14 % l'année dernière).
• Les travailleurs japonais sont les mieux placés par rapport aux autres marchés lorsqu'il s'agit d'éviter les réunions superflues (2 heures par semaine seulement).
• Singapour est en tête du classement pour ce qui est des tâches d'organisation (69 %), un taux qui ne cesse d'augmenter d'année en année malgré une baisse générale à l'international.
• C'est au Royaume-Uni que les travailleurs passent le moins de temps au bureau (18 heures) et que les échéances sont le plus souvent respectées.
• Enfin, les employés qui exercent aux États-Unis sont les plus nombreux à avoir été victimes de surmenage, avec une moyenne de 2,3 burnouts par an.

Bienvenue dans la nouvelle ère de l'agile

Aujourd'hui, alors que le monde du travail entre dans une ère axée sur l'agilité, les entreprises bénéficient d'une occasion unique : celle de faire le point sur les défis surmontés par le passé et les progrès réalisés pour aller de l'avant.

Pour un employé sur cinq, des ressources sur la santé mentale et des objectifs d'entreprise précis contribueraient à atténuer les effets du surmenage et du syndrome de l'imposteur. De plus, les personnes interrogées estiment que de meilleurs processus pourraient leur faire économiser 5,4 heures par semaine, soit 6 semaines de travail (257 heures) par an.

« À l'avenir et dès 2022, nos leaders devront évaluer les besoins de leurs collaborateurs et le ressenti de leur équipe au quotidien », explique le Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives à l'université de Californie à Berkeley. « À l'heure de cette nouvelle ère agile, seules les entreprises qui n'ont de cesse d'évoluer et d'attirer de meilleurs talents de par leurs capacités d'écoute et d'adaptation sauront tirer leur épingle du jeu. Les autres seront laissées pour compte. »

Pour télécharger L'Anatomie du travail 2022 et accéder à d'autres informations liées à cette étude, rendez-vous sur cette page : https://asana.com/fr/resources/anatomy-of-work

À propos d'Asana

Asana aide les équipes à orchestrer l'ensemble de leur travail, des petits projets aux initiatives stratégiques. Basé à San Francisco, en Californie, Asana compte plus de 119 000 clients payants et des millions d'utilisateurs dans 190 pays. Des entreprises internationales telles qu'Amazon, Affirm, Japan Airlines et Sky utilisent Asana pour gérer toutes leurs activités : définition d'objectifs, transformation numérique, lancements de produits, campagnes marketing, et plus encore. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.asana.com.

Méthodologie de recherche

En octobre 2021, l'entreprise GWI a mené une étude quantitative pour le compte d'Asana dans le but de comprendre comment les employés utilisent leur temps de travail. Asana et GWI ont collaboré à l'élaboration du questionnaire et évalué le comportement de 10 624 travailleurs de la connaissance en Australie, en France, en Allemagne, au Japon, à Singapour, au Royaume-Uni et aux États-Unis.